परिचालन संबंधी समस्या
संरचना का मूल्यांकन करने के लिए डाउनलोड करने योग्य नमूने का उपयोग करें, फिर रिपोर्ट प्रारूप अपनाने से पहले अपने अनिवार्य कैप्चर फ़ील्ड को परिभाषित करें।
सुंदर फ़ॉर्मेटिंग अपूर्ण फ़ील्ड डेटा को नहीं बचा सकती। टेम्पलेट को एक विश्वसनीय पदानुक्रम की आवश्यकता है: रिपोर्ट संदर्भ, सारांश, मुद्दा सूचकांक, साक्ष्य पृष्ठ, कार्रवाई स्वामित्व, स्थिति, और साइन-ऑफ या यात्रा के लिए उपयुक्त सीमाएं।
यह किसके लिए है: टीमें एक निरीक्षण मानक तैयार कर रही हैं, रिपोर्ट टूल की तुलना कर रही हैं, या प्रत्येक साइट विजिट के बाद दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से इकट्ठा करने से दूर जा रही हैं।
एक विश्वसनीय फ़ील्ड रिकॉर्ड की क्या आवश्यकता है
प्रत्येक वस्तु निरीक्षक की स्मृति पर निर्भर हुए बिना समझने योग्य होनी चाहिए। विवरण को तथ्यात्मक रखें, स्थान को खोजने योग्य बनाएं, पर्याप्त फोटोग्राफिक संदर्भ दिखाएं और परिणाम के रूप में आवश्यक कार्रवाई लिखें जिसे जांचा जा सके। जिम्मेदारी और नियत तारीखें रजिस्टर को कार्रवाई योग्य बनाती हैं; स्थिति और समापन साक्ष्य इसे पता लगाने योग्य बनाते हैं।
| स्टेज | उपयोगी आउटपुट |
|---|---|
| कैप्चर | क्षेत्र, व्यापार, स्वामी, प्राथमिकता, स्थिति, तिथि, नोट्स और तस्वीरें एक आइटम से जुड़ी रहती हैं। |
| हैंडऑफ़ | प्रोजेक्ट रिकॉर्ड से एक पूरी रिपोर्ट, एक केंद्रित कार्रवाई सूची या एक CSV रजिस्टर तैयार करें। |
| फॉलो-अप | मूल स्थिति को बरकरार रखें, समाधान नोट जोड़ें और साक्ष्य के बाद, और एक क्लोजआउट रिकॉर्ड जारी करें। |
तीन चरणों वाला वर्कफ़्लो
तैयारी करें
रिपोर्ट की पहचान, दर्शक, दायरा, सीमाएं और अनुमोदन मार्ग को परिभाषित करें।
कैप्चर करें और समीक्षा करें
अनिवार्य मुद्दा फ़ील्ड और एक सुसंगत साक्ष्य मानक चुनें।
जारी करें और बंद करें
एक वास्तविक प्रोजेक्ट के साथ टेम्पलेट का परीक्षण करें, स्क्रीन और कागज पर पठनीयता की समीक्षा करें, और रोलआउट से पहले संशोधित करें।
फ़ील्ड और रिपोर्ट चेकलिस्ट
चेकलिस्ट को अपनी भूमिका, अनुबंध, अधिकार क्षेत्र, रिकॉर्ड नीति और यात्रा के तकनीकी दायरे के अनुसार अनुकूलित करें। SiteReportKit जानकारी व्यवस्थित करता है; यह उपयोगकर्ता के लिए निरीक्षण प्राधिकार प्रदान नहीं करता है या पेशेवर निर्णय नहीं लेता है।
- कवर और रिपोर्ट पहचान
- कार्यकारी सारांश और मायने
- अनुक्रमित निष्कर्ष
- साक्ष्य और टिप्पणियाँ
- कार्रवाई का स्वामित्व और तिथियां
- स्थिति, समापन और साइन-ऑफ संदर्भ
जारी करने से पहले गुणवत्ता जांच की रिपोर्ट दें
- शीर्षक, लेखक, तिथि, साइट, ग्राहक, दायरा और इच्छित प्राप्तकर्ता की पुष्टि करें।
- जांचें कि आइटम संदर्भ अद्वितीय हैं और स्थान एक सुसंगत पदानुक्रम का उपयोग करते हैं।
- डुप्लिकेट और स्प्लिट शर्तों को हटाएं जिनके लिए अलग-अलग मालिकों या क्लोजआउट निर्णयों की आवश्यकता होती है।
- फ़ील्ड रिकॉर्ड के विरुद्ध कैप्शन, एनोटेशन, नाम, दिनांक, स्थिति और आवश्यक कार्रवाइयां सत्यापित करें।
- निर्यात किए गए PDF, XLSX, या CSV को खोलें, छवि सुपाठ्यता, पृष्ठ विराम, फ़िल्टर और गिनती का निरीक्षण करें, फिर प्रोजेक्ट की रिकॉर्ड प्रक्रिया के तहत जारी संस्करण को संग्रहीत करें।